événement professionnel

Les étapes d’organisation d’un événement professionnel en tunisie

Vous vous préparez à organiser un congrès, des journées portes ouvertes, un séminaire, un team building, une conférence, un cocktail, ou encore une soirée d’entreprise ? Quel que soit le type de votre événement professionnel, il est important de respecter certaines étapes pour réussir votre cérémonie. Découvrez ici les bonnes pratiques en matière d’organisation d’événements.

Fixer l’objectif et le format de votre événement

Pour organiser un événement professionnel, vous devrez vous poser les bonnes questions : pourquoi faites-vous cela ? Est-ce pour augmenter la notoriété de votre entreprise, partager votre expertise, lancer un nouveau produit, ou convaincre des investisseurs potentiels ? 

En effet, vous devrez fixer vos objectifs dès le départ, car cela vous permettra de déterminer le format de votre événement ainsi que la stratégie globale à mettre en place. Pour organiser un congrès, un séminaire, un cocktail ou autre événement d’entreprise, suivez ce lien.

Déterminer votre public

Après avoir fixé vos objectifs, il faut penser à votre audience et au nombre des participants que vous souhaitez convier à votre événement professionnel. En fonction de vos objectifs, vous pouvez choisir la nature de votre manifestation, votre public, les sujets abordés, les intervenants, etc. Par ailleurs, le nombre des personnes que vous voulez inviter à votre cérémonie dépend de votre budget, surtout s’il n’est pas illimité.

Estimer le budget de votre événement

A cette étape, il est important d’identifier votre budget. Mais cela peut être difficile, surtout si c’est votre premier événement ou encore si vous n’êtes pas accompagné par une agence événementielle.

En effet, vous devrez tenir en compte des frais de location du lieu, des hôtesses à embaucher, du traiteur, du matériel de sonorisation, des accessoires supplémentaires et du mobilier, etc. 

Vous devrez également explorer les possibilités de recourir à des sources de financement extérieures et prévoir le tarif moyen aux différents postes de dépenses. Vous devrez aussi décider su vous comptez faire un accès payant ou gratuit à votre événement… et la liste ne s’arrête pas là ! Etablissez d’un document dans lequel vous pouvez ajouter vos estimations de couts, vos rentrées d’argent et vos sorties.

Choisir la date et le lieu de votre événement

Accordez une attention particulière au choix de la date et du lieu de votre événement. Pour la date, éviter les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, et les périodes chargées selon votre secteur d’activité. Vérifiez le calendrier événementiel de vos concurrents, pour ne pas programmer votre événement professionnel à la même date. 

En ce qui concerne le choix du lieu, vous pouvez réserver une salle de réception, un parc d’expositions, une salle municipale… Optez pour un endroit adapté à la taille de votre événement et au nombre de vos invités. Assurez-vous que la salle est équipée des différentes installations et commodités disponibles et ce en fonction du type d’événement. Préférez un endroit accessible et offrant une cuisine ou une buvette pour bien accueillir vos invités.

Etablir un calendrier d’événement

À ce stade, il est important d’établir un planning, c’est-à-dire un calendrier qui vous permet de suivre l’avancement de toutes les étapes d’organisation de votre événement et d’anticiper ainsi les imprévus. Pensez à ajouter tous les éléments relatifs à votre événement pour ne rien oublier et pour vous assurer de la réussite de votre jour « j ».

Constituer une équipe et choisir vos prestataires

En fonction de la taille de votre événement professionnel, vous aurez besoin peut-être du renfort au sein de votre société. Il est conseillé de former une équipe des meilleurs talents et d’expliquer à chacun son rôle ainsi que les deadlines de ses missions.

Vous pourrez aussi faire appel à des prestataires indispensables pour le bon déroulement de votre événement (des animateurs, traiteurs, hôtesses d’accueil…) en fonction de la nature de votre cérémonie. Vous devrez définir avec votre équipe votre cahier de charges, vos besoins, vos prestataires, etc. 

Communiquer sur votre événement

Pour attirer plus de convives, vous devrez lancer une compagne de communication événementielle. Selon votre budget et votre cible, plusieurs supports de communication s’offrent à vous : votre site web, l’emailing, les réseaux sociaux, la presse et les relations public, etc.

Allez sur ce site  pour savoir comment optimiser la gestion du personnel

Author: Damien